Cette activité nécessite un encadrement strict, afin de susciter la confiance de tous.
Une fois les nouvelles candidatures acceptées, il y a toute la partie administrative à prendre en charge, la constitution des dossiers, la collecte des documents officiels, l’envoi des courriers et de différentes informations à tous.
C’est aussi assurer la formation de ces nouvelles familles au mois de juin.
Le contact avec les délégations d’envoi est constant, pour être au plus près des besoins et souhaits des uns et des autres.
Puis vient l’organisation concrète des voyages des enfants (qui vont arriver de Lille et de Vendée) à Toulouse, et leur répartition dans les différentes familles d’accueil.
Une fois les enfants en Haute-Garonne, durant le mois de juillet, le groupe AFV Toulouse assure une permanence téléphonique 7 j/7 j et 24 h/24 h pour répondre aux questions et aux éventuelles inquiétudes des familles, mais aussi, pour tout problème ou urgence qui pourraient se poser.
Le groupe visite chaque famille pour voir si tout se passe bien, et rencontre chaque enfant individuellement.
En 2009, l’Accueil familial de vacances en Haute-Garonne a assuré l’accueil de 33 enfants dans 29 familles.
